Unternehmen gründen – 11 Schritte

Wer ein eigenes Unternehmen gründen möchte, braucht neben Eigeninitiative, Verantwortung und Durchhaltevermögen vor allem einen guten Plan. Hier erfahren Sie, was Sie bei der Unternehmensgründung beachten müssen. 

Schritt 1: Geschäftsidee planen und definieren 

Die Geschäftsidee bildet die Basis für das eigene Unternehmen. Ob Sie einen Waschsalon mit angeschlossenem Cafe eröffnen, eine Dienstleistung anbieten oder ein neues Produkt am Markt platzieren wollen: Vor allen anderen Schritten sollten Sie zunächst überprüfen, ob Ihre Geschäftsidee überhaupt funktionieren kann. Formulieren Sie Ihre Idee dafür so genau wie möglich aus. Dabei helfen die folgenden Fragen: 

  • Was möchten Sie anbieten? Wie möchten Sie Geld verdienen?
  • Wie setzt sich Ihre Zielgruppe zusammen?
  • Welchen Nutzen bringt Ihre Geschäftsidee der Zielgruppe? Welches Problem löst Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung?
  • Wie können Sie Ihre Zielgruppe am besten erreichen und für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung begeistern?
  • Was sind die Alleinstellungsmerkmale Ihrer Geschäftsidee (Unique Selling Proposition, USP)? Wie setzen Sie sich von der Konkurrenz ab?
  • Welche Ressourcen erfordert Ihre Geschäftsidee? Können Sie finanzielle und materielle Ressourcen selbst einbringen? Wie viel Fremdleistung benötigen Sie?
  • Wie viele Mitbewerber gibt es bereits am Markt?

Schritt 2: Haupt- oder Nebenberuflich?

Sich mit einer eigenen Firma hauptberuflich selbstständig zu machen, ist ein Sprung ins kalte Wasser. Gerade an der Anfangszeit sind die Umsätze oft gering und schwanken stark. Das setzt starke Nerven und finanzielle Rücklagen voraus. Eine Alternative zur hauptberuflichen Selbstständigkeit ist die Unternehmensgründung im Nebenerwerb. Erweist sich die Geschäftsidee als erfolgreich, lässt sich die Firma zum Vollerwerb ausbauen. 

Als nebenberuflich gilt das Unternehmen, solange das mit der Firma erzielte Einkommen unter dem Einkommen aus dem Haupterwerb bleibt. Auch der zeitliche Aufwand sollte den Zeitaufwand für Ihren Hauptjob nicht übersteigen. Als Richtwert können Sie eine Zeit von maximal 18 Stunden pro Woche für die nebenberufliche Unternehmertätigkeit ansetzen. Beschäftigen Sie Mitarbeiter, gilt Ihre Selbstständigkeit ebenfalls nicht mehr als nebenberuflich.

Gründen Sie Ihr Unternehmen als Nebenerwerb, sollten Sie dies zuvor mit Ihrem Arbeitgeber absprechen. Außerdem müssen Sie Ihre Krankenkasse darüber informieren. Die Einnahmen aus der nebenberuflichen Selbstständigkeit werden bei der Beitragsberechnung berücksichtigt. Die Anmeldung des Unternehmens und die Besteuerung funktionieren dann ebenso wie bei einer Unternehmertätigkeit im Haupterwerb.

Vor- und Nachteile des Nebenerwerbs

Die Unternehmensgründung im Nebenerwerb bringt einige Vorteile mit sich:

  • Es besteht ein geringeres finanzielles Risiko, da der Haupterwerb erhalten bleibt.
  • Sie können Ihre Geschäftsidee zunächst austesten und Erfahrungen sammeln.

Allerdings gibt es auch Nachteile:

  • Ihnen bleibt weniger Zeit für Ihr Unternehmen, das verringert eventuell Ihre Erfolgschancen.
  • Die nebenberufliche Unternehmensgründung eignet sich nicht für jede Geschäftsidee.
  • Es kann zu Konflikten mit Ihrem Hauptberuf kommen.

Schritt 3: Grundkapital/Finanzierung planen

Eine Firmengründung ist oft kostenintensiv. Wie viel Startkapital Sie benötigen, hängt von Ihrer konkreten Geschäftsidee ab. Möchten Sie eine Dienstleistung als Einzelunternehmer anbieten, ist der Finanzbedarf meist relativ gering. Planen Sie, ein Geschäft oder einen gastronomischen Betrieb zu eröffnen, benötigen Sie mehr Grundkapital. 

Ihren Finanzbedarf ermitteln Sie mithilfe des Finanzplans. Der Finanzplan ist Bestandteil des Businessplans. Dieser wiederum beschreibt ausführlich den Charakter und das Ziel Ihres Unternehmens und dient als persönliche Planungsgrundlage wie auch zur Vorlage bei Geldgebern. 

Im Finanzplan arbeiten Sie mit konkreten Werten und planen die Umsatzzahlen für die ersten Monate und Jahre. Diese stellen sie den voraussichtlichen Kosten gegenüber. Zur Finanzplanung gehören weiterhin:

  • der Liquiditätsplan: erfasst alle Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum
  • die Kapitalbedarfsplanung: erfasst alle geplanten Investitionen für Betriebsmittel und weitere Anschaffungen
  • die Rentabilitätsvorschau: gleicht einer Gewinn- und Verlustrechnung, arbeitet allerdings mit prognostizierten Werten. Um Ihre erwarteten Umsätze möglichst genau zu schätzen, orientieren Sie sich an den Umsätzen vergleichbarer Unternehmen. 

Die Finanzplanung zeigt, wie viel Grundkapital Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Reichen Ihre Rücklagen nicht aus, besteht die Möglichkeit einen Kredit aufzunehmen. Geförderte Kredite der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) und der Landesbanken unterstützen Gründer bei der Finanzierung ihres Unternehmens. Starten Sie aus der Arbeitslosigkeit in die Selbstständigkeit, können Sie zudem einen Gründungszuschuss (ALG1) oder ein Einstiegsgeld (ALG2) beantragen. 

Schritt 4: Eventuell Genehmigungen einholen

In einigen Branchen benötigen Sie zunächst Genehmigungen und eine Berufserlaubniss, bevor Sie Ihr Unternehmen gründen können. Wer sich mit einem Handwerksbetrieb selbstständig machen möchte, braucht zum Beispiel einen Meistertitel. Informationen über notwendige Genehmigungen erhalten Sie bei den jeweiligen Berufs- und Branchenverbänden sowie bei den Ansprechpartnern des Bundeslandes. Hier erhalten Sie einen kleinen Überblick über die erforderlichen Genehmigungen für die gängigsten Branchen: 

  • Einzelhandel (in bestimmten Fällen, zum Beispiel in den Bereichen Arzneimittel, Tiere, Milch): Sachkundenachweis der IHK 
  • Personenbeförderung: Konzession des Gewerbeamts oder der Regierungsbehörde 
  • Versicherungsvermittler, Finanzvermittler: Erlaubnis der IHK
  • Immobilienmakler: Berufserlaubnis der IHK
  • Gastronomie: Gaststättenunterrichtung der IHK
  • Gastronomie, Lebensmittelherstellung und -handel: Erstbelehrung durch das Gesundheitsamt
  • Handwerk: Handwerkskontrolleintrag durch die Handwerkskammer (HWK)
  • Bewachungsgewerbe: Erlaubnis des Ordnungsamtes
  • Pflegedienst: Zulassung der Krankenkassen

Nicht-EU-Bürger müssen zudem einen Aufenthaltstitel vorweisen.

Schritt 5: Passende Rechtsform wählen 

Eine weitere Frage, die sich Sie vor der Unternehmensgründung stellen müssen: Welche Rechtsform passt zu Ihrem Vorhaben? Die Wahl der Rechtsform oder Unternehmensform hat Einfluss auf die Besteuerung, die Haftungsverpflichtungen sowie auf Aufwand und Kosten der Gründung.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften lassen sich relativ schnell und kostengünstig gründen. Für die Gründung einer Kapitalgesellschaft benötigen Sie dagegen vom Notar beurkundete Dokumente sowie einen Eintrag ins Handelsregister. Das führt zu einem höheren bürokratischen und zeitlichen Aufwand sowie höheren Gründungskosten. 

Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen folgenden Rechtsformen:

Einzelunternehmer

  • Freiberufler
  • Einzelunternehmer (Kleingewerbe)
  • eingetragener Kaufmann e.K.

Personengesellschaften

Kapitalgesellschaften

  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  • Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt (UG)
  • Aktiengesellschaft (AG)
  • Limited (Ldt.)

Mischformen

  • GmbH & Co. KG

Schritt 6: Anmeldung bei zuständigen Ämtern nicht vergessen

Freiberufler und Betriebe der sogenannten Urproduktion (Land- und Forstwirtschaft, Jagd, Fischerei und Bergbau) müssen ihr Unternehmen lediglich beim Finanzamt anmelden. Dafür füllen die Unternehmer den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Für alle anderen Gründer stehen einige Behördengänge mehr auf dem Programm. 

Eingetragene Kaufleute und Kapitalgesellschaften lassen ihr Unternehmen zunächst ins Handelsregister eintragen. Kapitalgesellschaften benötigen dafür einen schriftlichen und notariell beurkundeten Gesellschaftsvertrag. 

Holen Sie außerdem alle erforderlichen Genehmigungen für Ihr Unternehmen ein. Anschließend melden Sie sich beim Gewerbeamt Ihrer Stadt oder Gemeinde an. Die Anmeldung kann vor Ort, schriftlich auf dem Postweg oder in einigen Kommunen auch online erfolgen. Melden Sie Ihr Unternehmen persönlich an, lassen sich viele Fragen gleich im direkten Gespräch mit dem Sachbearbeiter klären. 

Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt über die Gründung. Sicherheitshalber können Sie sich auch selbst beim zuständigen Finanzamt melden. Sie erhalten den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und schicken diesen ausgefüllt zurück. 

Weiterhin stehen dann noch folgende Anmeldungen an:

  • Handwerker: Handwerkskammer
  • Gewerbetreibende: IHK
  • Anmeldung zur gesetzlichen Unfallversicherung: über die Berufsgenossenschaft
  • sollen Mitarbeiter beschäftigt werden: Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen

Schritt 7: Name/Marke prüfen und schützen 

Ein junges Unternehmen profitiert von einem Firmennamen mit Wiedererkennungswert. Nicht zu verwechseln ist der Firmenname mit der Geschäftsbezeichnung. Eine Geschäftsbezeichnung führen Unternehmen, die nicht ins Handelsregister eingetragen werden, zum Beispiel Kleingewerbetreibende oder eine GbR. Sie ist ein Zusatz zum persönlichen Namen des Inhabers bzw. der Gesellschafter.

Für ein ins Handelsregister eingetragenes Unternehmen dürfen Sie bei der Namensfindung etwas Fantasie walten lassen. Gesetzlich vorgeschrieben ist der Zusatz der jeweiligen Rechtsform. Ein guter Firmenname sollte möglichst eindeutig sein, einen Rückschluss auf Ihr Angebot zulassen und attraktiv auf Ihre Zielgruppe wirken. Idealerweise eignet sich der Firmenname auch gleich als Domain für die Unternehmenswebsite. Überprüfen Sie daher, ob Ihre Wunschdomain noch zu haben ist.

Prüfen Sie außerdem, ob der gewünschte Firmenname überhaupt noch frei ist oder ob er eventuell Markenschutzrechte verletzt. Auskünfte erhalten Sie beim Deutschen Patent- und Markenamt. Dort bekommen Sie auch Informationen, wie Sie Ihre eigenen Markenrechte schützen lassen können. Der Markenschutz stellt sicher, dass kein Mitbewerber Ihren Firmennamen oder weitere Erkennungszeichen Ihrer Firma nutzt. Der Schutz umfasst zum Beispiel bestimmte Wörter oder Wortkombinationen, das Firmenlogo, Farben und Farbkombinationen sowie Produktformen. 

Technische Funktionen einer Erfindung können Sie durch ein Patent schützen lassen. Auch für ein bestimmtes Design können Sie einen gewerblichen Schutz beantragen. Das sogenannte Geschmacksmuster sichert seinem Inhaber die ausschließliche Benutzung einer ästhetischen Erscheinungsform in Farbe, Form und Gestalt.

Schritt 8: Unternehmen/Firma gut absichern 

Als Unternehmer unterstehen Sie weiterhin der Krankenversicherungspflicht. Nach der Gründung haben Sie drei Monate lang Zeit, sich zu entscheiden, ob Sie sich gesetzlich oder privat krankenversichern möchten. Kümmern Sie sich außerdem um Ihre Rentenversicherung.

Einige Berufsgruppen, wie zum Beispiel Handwerker, müssen sich in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichern lassen. Andere Berufsgruppen können zwischen der gesetzlichen Rentenversicherung und privaten Angeboten wählen. Unfallversichert sind Sie über die Berufsgenossenschaft. 

Auch das Unternehmen selbst sollten Sie für den Schadensfall gut absichern. Empfehlenswert sind abhängig von der Art des gegründeten Unternehmens die folgenden Versicherungen:

  • Betriebshaftpflichtversicherung
  • Geschäftsinhaltsversicherung
  • Fahrzeug- und Gebäudeversicherung
  • Rechtsschutzversicherung

Ermitteln Sie Ihren persönlichen Bedarf und vergleichen Sie die Angebote der einzelnen Versicherungen. 

Beschäftigt Ihr Unternehmen Mitarbeiter, müssen Sie diese bei der zuständigen Krankenkasse sowie bei der Berufsgenossenschaft melden. Die Unfallversicherung erfolgt abermals über die Berufsgenossenschaft.

Schritt 9: Geschäftskonto eröffnen 

Die Eröffnung eines Geschäftskontos ist für Unternehmer zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber doch sehr zu empfehlen. Separate Konten erleichtern es, private und geschäftliche Finanzgeschäfte voneinander zu trennen. Viele Banken verweigern es ihren Kunden zudem, ein privates Girokonto als Geschäftskonto zu führen.

Einige Banken, insbesondere Direktbanken, bieten kostengünstige oder sogar gebührenfreie Geschäftskonten an. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Geschäftskontos aber nicht nur auf die Grundgebühren. Prüfen Sie auch, welche Kosten für Überweisungen, Lastschriften und Einzahlungen anfallen. Online-Banken warten häufig mit günstigen Angeboten auf.

Erzielen Sie mit Ihrem Geschäft Bareinnahmen, die Sie regelmäßig auf Ihr Konto einzahlen, empfiehlt sich jedoch eher ein Konto bei einer örtlichen Filialbank. Berücksichtigen Sie beim Geschäftskontenvergleich auch, dass sich nicht jedes Konto für jede Rechtsform eignet. 

Prüfen Sie außerdem, wo Sie überall Geld abheben können und welche Gebühren dafür anfallen. Eine Kreditkarte ist bei vielen Geschäftskonten inklusive. Vergleichen Sie, welche Kartentransaktionskosten anfallen. 

Schritt 10: Marketing/Außenauftritt gut planen 

Damit ein Unternehmen Erfolg hat, müssen Kunden auf das Angebot aufmerksam werden. Nehmen Sie sich daher die Zeit, um eine genaue Marketingstrategie zu planen und überlegen Sie sich, wie Sie den Außenauftritt Ihres Unternehmens gestalten wollen. Den Wiedererkennungswert Ihres Angebots unterstützen Sie mit einem Corporate Design. Das bedeutet, dass der gesamte Unternehmensauftritt einer einheitlichen Gestaltungsrichtlinie für Farbe, Schriftarten und Formen folgt. Das gilt für das Firmenlogo, Visitenkarten, die Unternehmenskommunikation, Rechnungen sowie alle Werbematerialien einschließlich der Webseite. 

Das Corporate Design sollte sich an Ihrem Angebot sowie am Geschmack und den Vorlieben Ihrer Zielgruppe orientieren. Bei der Entwicklung und Umsetzung des Corporate Designs empfiehlt es sich, mit spezialisierten Grafikdesignern und Werbefachleuten zusammenzuarbeiten. Da heute der erste Kundenkontakt häufig über das Internet erfolgt, sollten Sie auch in eine professionell gestaltete Webseite investieren. Überlegen Sie außerdem, ob ein Profil in den sozialen Medien für die Ansprache Ihrer Zielgruppe hilfreich ist. Berücksichtigen Sie die Kosten für Marketing und Außenauftritt in Ihrem Finanzplan.

Schritt 11: Buchhaltung im Blick behalten

Um Einnahmen und Ausgaben, Gewinne und Verluste Ihres Unternehmens im Blick zu behalten, müssen Sie sich mit der Buchhaltung beschäftigen. Grundkenntnisse in der Buchführung sind für Gründer zumindest von Vorteil. Unterstützung erhalten Sie durch eine geeignete Buchhaltungssoftware. 

Wie komplex die Buchhaltung ausfällt, hängt davon ab, ob Ihr Unternehmen zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet ist. Für Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind – Freiberufler sowie Kleingewerbetreibende inklusive GbR – reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Buchhaltung aus.

Ins Handelsregister eingetragene Unternehmen unterliegen der Pflicht zur doppelten Buchführung. Das gilt auch für Gewerbetreibende sowie für Betriebe der Land- und Forstwirtschaft ab einem Umsatz von 600.000 oder einem Gewinn von 60.000 Euro im Jahr.

Selbstverständlich können Sie die Buchhaltung auch einem Steuerberater überlassen. Das ist in vielen Fällen sinnvoll, da das deutsche Steuerrecht sehr komplex ist und sich im ständigen Wandel befindet. Eine Steuerkanzlei kann Sie professionell beraten und auch den Jahresabschluss für Ihr Unternehmen erstellen. Selbst dann sollten Sie jedoch genug von der Buchhaltung verstehen, um Gewinne und Verluste nachvollziehen zu können.

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Bild: @marvent / shutterstock.com

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