Einzelunternehmen gründen – Schritt für Schritt

Machen Sie sich als Gewerbetreibender oder Freiberufler allein selbstständig, entsteht automatisch ein Einzelunternehmen. Hier erfahren Sie, was das Einzelunternehmen auszeichnet und worauf es bei der Gründung zu achten gilt.

Was ist ein Einzelunternehmen?

Bei einem Einzelunternehmen handelt es sich um ein Unternehmen, das von einer einzelnen natürlichen Person gegründet wird. Der Einzelunternehmer führt seine Firma ohne ein Team von Geschäftsführern. Da ihm das Unternehmen zu 100 Prozent gehört, kann er Entscheidungen treffen, ohne sich vorher mit Miteigentümern oder Gesellschaftern abstimmen zu müssen. Einzelunternehmen können aber durchaus beliebig viele Mitarbeiter beschäftigen. 

Der Begriff des Einzelunternehmens ist nicht per Gesetz definiert. In der Praxis lassen sich zwei Kategorien unterscheiden:

  • das Einzelunternehmen, das von einem Freiberufler, einem Gewerbetreibenden oder Land- und Forstwirten gegründet wird.
  • das Einzelunternehmen eines eingetragenen Kaufmanns oder einer eingetragenen Kauffrau (e.K.) gemäß Handelsgesetzbuch.

Welche Rechtsformen sind beim Einzelunternehmen möglich?

Gründen Sie ein Einzelunternehmen, stehen Ihnen verschiedene Rechtsformen zur Wahl. Welche Unternehmensform zu Ihrem Vorhaben passt, hängt davon ab, mit welcher Tätigkeit Sie Ihr Geld verdienen möchten. 

Freiberufler

Als Freiberufler betreiben Sie ein nicht-gewerbliches Einzelunternehmen. Die Rechtsform des Freiberuflers steht nur bestimmten Berufsgruppen offen. In § 18 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) sind die freien Berufe definiert als “wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten”.

Zu den Freiberuflern gehören zum Beispiel Künstler und Publizisten, selbstständige Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Volks- und Betriebswirte sowie Ingenieure und Architekten. Freiberufler profitieren von einer vereinfachten Anmeldung Ihres Unternehmens. Sie müssen sich zum Beispiel weder beim Gewerbeamt anmelden noch ihr Unternehmen ins Handelsregister eintragen lassen. Damit unterliegen sie auch nicht der Bilanzierungspflicht.

Kleingewerbetreibende

Bei einem Kleingewerbe handelt es sich laut Handelsgesetzbuch um ein Unternehmen, das nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb nicht erfordert (§ 1, Absatz 2, HGB).

Die Einschätzung, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Kleingewerbe handelt oder nicht, nehmen Sie zunächst selbst vor. Das Unternehmen muss zwar beim Gewerbeamt angemeldet werden, auf einen Eintrag im Handelsregister können Sie jedoch verzichten. Auch für Kleingewerbe entfällt die Buchführungspflicht.

Eingetragener Kaufmann / eingetragene Kauffrau (e.K.)

Sind Einzelunternehmer Kaufmann oder Kauffrau gemäß § 1 HGB, muss das Unternehmen zwingend ins Handelsregister eingetragen werden. Der Gewerbetreibende führt dann den Namenszusatz e.K. und unterliegt den Bestimmungen des Handelsgesetzbuches. Anders als Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen eingetragene Kaufleute doppelte Bücher führen und eine Bilanz anfertigen.

Haftung bei den Rechtsformen beachten

Freiberufler, Kleingewerbetreibende und eingetragene Kaufleute haften voll für alle Verbindlichkeiten ihres Einzelunternehmens, sowohl mit dem Geschäfts- als auch mit dem Privatvermögen. Wer die Vollhaftung des Einzelunternehmens vermeiden möchte, kann eine Kapitalgesellschaft gründen. Die Gründung einer Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt), einer Ein-Personen-GmbH oder einer kleinen AG ist auch für Einzelpersonen möglich, jedoch mit einem deutlich höheren Aufwand und höheren Kosten verbunden.

Vorteile und Nachteile vom Einzelunternehmen

Welche Faktoren sprechen für die Gründung Ihrer Geschäftsidee als Einzelunternehmen, welche dagegen? Hier finden Sie die Vor- und Nachteile im Überblick. 

Vorteile

  • einfacher und schneller Gründungsprozess
  • geringe Gründungskosten
  • kein Stammkapital erforderlich
  • für Freiberufler und Kleingewerbetreibende entfällt der Eintrag ins Handelsregister 
  • kein Gesellschaftsvertrag erforderlich
  • es bestehen in der Regel keine Offenlegungspflichten für Jahresabschlüsse
  • alleinige Führung ermöglicht schnelle Entscheidungsprozesse

Nachteile

  • unbeschränkte Haftung mit Geschäfts- und Privatvermögen
  • Aufnahme weiterer Inhaber ist nur nach einer Änderung der Rechtsform möglich
  • vergleichsweise hohes Risiko finanzieller Verluste im Krankheitsfall
  • bei Entscheidungsprozessen fehlt eine zweite Meinung
  • eventuell kann es schwierig sein, das nötige Eigenkapital aufzubringen
  • erfordert umfassendes Know-how und Engagement des Unternehmers

Welche Steuern zahlt man als Einzelunternehmen?

Als Einzelunternehmer müssen Sie in Deutschland steuern zahlen. Abhängig von der gewählten Rechtsform sind folgende Steuerarten für Sie relevant: 

  • Umsatzsteuer: Sofern Sie nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, müssen Sie Umsatzsteuer abführen. Der Umsatzsteuersatz hängt von der Art der angebotenen Waren oder Dienstleistungen ab. Lassen Sie sich im Zweifel von einem Steuerberater beraten.
  • Einkommenssteuer: Führen Sie ein Einzelunternehmen, sind Sie als Person einkommenssteuerpflichtig.
  • Gewerbesteuer: Kleingewerbetreibende und eingetragene Kaufleute zahlen zudem Gewerbesteuer, sofern die Freibetragsgrenze von 24.500 Euro im Jahr überschritten wird. 
  • Lohnsteuer: Beschäftigt Ihr Unternehmen Mitarbeiter, zahlen Sie im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch Lohnsteuer.

Einzelunternehmen gründen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Name des Einzelunternehmens wählen

Der Name Ihres Unternehmens ist ein wichtiges Marketinginstrument. Er macht Kunden auf Ihr Angebot aufmerksam und steigert den Wiederkennungswert. Wie Sie Ihren Firmennamen gestalten dürfen und welche Zusatzbezeichnung Sie führen müssen, hängt von der gewählten Rechtsform ab. 

Freiberufler betreiben Ihr Unternehmen unter ihrem eigenen Namen. Der Nachname reicht dabei aus. Eine Firmen- oder Tätigkeitsbezeichnung darf hinzugefügt werden. Sie sollte einen klaren Rückschluss auf die Tätigkeit zulassen, zum Beispiel: Joachim Mayer Design. 

Gründen Sie Ihr Unternehmen als Kleingewerbe, sollte die Identität des Inhabers klar aus dem Firmennamen hervorgehen. Das empfiehlt die Industrie- und Handelskammer (IHK). Dem Vor- und Zunamen können Sie eine Branchenbeschreibung oder Tätigkeitsbezeichnung hinzufügen, zum Beispiel Blumen Mayer, Inh: Joachim Mayer. 

Eingetragene Kaumänner bzw. Kauffrauen haben etwas mehr Freiheit bei der Namenswahl. Vor- und Zuname müssen nicht unbedingt Bestandteil des Firmennamens sein, auch Fantasienamen sind zulässig. Als Namenszusatz wird die Rechtsform geführt, zum Beispiel: Blumenparadies e.K. oder Blumenparadies Mayer e.K.  

Schritt 2: Geschäftskonto eröffnen

Es empfiehlt sich, möglichst früh ein Geschäftskonto für Ihr Einzelunternehmen zu eröffnen. Beim Kontakt mit dem Gewerbe- und Finanzamt müssen Sie nämlich meist eine Kontoverbindung angeben. Da ist es von Vorteil, wenn bereits das offizielle Geschäftskonto eingerichtet ist. 

Ein Geschäftskonto können Sie bei Ihrer Hausbank eröffnen, einer anderen Filialbank oder auch bei einer Direkt-Bank. Vergleichen Sie die verschiedenen Angebote und stellen Sie sich dabei die folgenden Fragen: 

  • Wie hoch fallen die Kontoführungsgebühren aus?
  • Welche Kosten fallen für den Zahlungsverkehr an?
  • Welche Karten (EC-Karte und Kreditkarte) sind inklusive?
  • Wo können Sie Geld abheben und zu welchen Gebühren?
  • Wie einfach können Sie Geld auf Ihr Konto einzahlen und welche Kosten fallen dafür an?
  • Wünschen Sie eine persönliche Beratung?

Schritt 3: Eventuelle Genehmigungen einholen

Bestimmte Tätigkeiten verlangen nach einer Genehmigung. Möchten Sie sich zum Beispiel als Handwerker selbstständig machen, müssen Sie einen Meisterbrief vorweisen. In anderen Branchen werden Berufserlaubnisse verschiedener Behörden vorausgesetzt, zum Beispiel in der Gastronomie, im Bewachungsgewerbe oder in der Finanzberatung. Erkundigen Sie sich vor der Gewerbeanmeldung beim der IHK oder beim zuständigen Branchenverband, welche Genehmigungen Sie benötigen. 

Schritt 4: Gewerbe anmelden

Sofern Sie nicht als Freiberufler tätig sind, müssen Sie Ihr Einzelunternehmen beim zuständigen Gewerbeamt Ihrer Stadt oder Gemeinde anmelden. Dafür benötigen Sie die erwähnten Genehmigungen, einen amtlichen Lichtbildausweis und den ausgefüllten Vordruck zur Gewerbeanmeldung. Die Anmeldung können Sie vor Ort vornehmen, schriftlich per Post und in immer mehr Kommunen auch online. Kaufleute müssen sich vor der Anmeldung beim Gewerbeamt ins Handelsregister eintragen lassen. 

Freiberufler müssen sich lediglich beim Finanzamt anmelden. Das gleiche gilt für Betriebe der sogenannte Urproduktion: Land- und Forstwirtschaft, Fischerei, Jagd und Bergbau. Ein formloses Schreiben ans Finanzamt genügt, daraufhin erhalten Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. 

Schritt 5: Steuerliche Erfassung vom Finanzamt ausfüllen

Für Kleingewerbetreibende und e.K.s übernimmt das Gewerbeamt die Meldung beim Finanzamt. Um den Prozess zu beschleunigen, ist es allerdings sinnvoll, wenn Sie sich selbst formlos beim zuständigen Finanzamt melden. Vom Finanzamt erhalten Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Darin machen Sie Angaben zu Ihrer Person, zum erwarteten Umsatz und geben zum Beispiel an, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten. Haben Sie beim Ausfüllen Fragen, können Sie einen Steuerberater um Hilfe bitten. 

Wie hoch sind die Gründungskosten für ein Einzelunternehmen?

Die Gründungskosten für Einzelunternehmen sind überschaubar. Anders als bei der Gründung einer Kapitalgesellschaft müssen Sie kein Stammkapital vorweisen. Für die Anmeldung beim Gewerbeamt fällt eine geringe Gebühr an, in der Regel liegt diese bei maximal 50 Euro.

Als e.K. müssen Sie zudem die Notars- und Gerichtskosten für den Eintrag ins Handelsregister zahlen. Hier können Sie mit etwa 250 Euro rechnen. Weitere Kosten fallen an, wenn Sie sich beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung von einem Steuerberater helfen lassen. 

Wie kann ein Einzelunternehmen finanziert werden?

Die Gründung eines Einzelunternehmens erfordert zwar kein Stammkapital, finanzielle Rücklagen sollten dennoch vorhanden sein. Selbst wenn Sie ohne weitere Anschaffungen in die Selbstständigkeit starten können, werden Sie nicht direkt Einnahmen erzielen. Ihre Rücklagen sollten zumindest anfängliche Durststrecken überbrücken können. Reichen Ihre eigenen Ressourcen nicht aus, haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Finanzierung. 

Sie können zum Beispiel einen Kredit bei Ihrer Hausbank oder einem anderen Kreditinstitut aufnehmen. Bessere Konditionen bieten in der Regel die geförderten Gründerkredite der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) und der Landesbanken. 

Gründen Sie Ihr Unternehmen aus der Arbeitslosigkeit heraus, haben Sie Anrecht auf Förderung. Beziehen Sie Arbeitslosengeld 1, können Sie den Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit beantragen. Sie erhalten dann für weitere sechs Monate ALG1 sowie zusätzlich 300 Euro im Monat. Empfänger von Arbeitslosengeld 2 können beim Jobcenter ein Einstiegsgeld beantragen und erhalten bis zu 24 Monate lang eine Förderung in Höhe von 50 bis 100 Prozent des ALG2. 

Wie sieht die Haftung beim Einzelunternehmen aus?

Gründen Sie Ihr Einzelunternehmen als Freiberufler, Kleingewerbetreibender oder eingetragener Kaufmann/ eingetragene Kauffrau, haften Sie unbeschränkt für alle Verbindlichkeiten. Das bedeutet, Schulden müssen Sie nicht nur mit dem Geschäftsvermögen decken, Gläubiger können sich zudem auch an Ihrem Privatvermögen bedienen. Die unbeschränkte Haftung stellt den größten Nachteil beim Betrieb eines Einzelunternehmens dar.

Das Haftungsrisiko betrifft zwei Fälle:

  • Schadenersatz: Sie verursachen durch Ihre unternehmerische Tätigkeit einen Schaden und müssen dafür aufkommen.
  • Insolvenz: Sie können Ihre Rechnungen nicht mehr begleichen und müssen Insolvenz anmelden.

Kleinunternehmen/Kleinunternehmerregelung

Was versteht man unter Kleinunternehmen/Kleinunternehmerregelung? 

Bleiben Sie mit Ihrem Unternehmen unter einer gewissen Umsatzgrenze, können Sie sich beim Finanzamt als Kleinunternehmer anmelden. Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) ermöglicht es Unternehmen mit niedrigen Umsätzen, eine Vereinfachung des Umsatzsteuerrechts zu nutzen. Kleinunternehmer dürfen generell auf die Abfuhr von Umsatzsteuer verzichten. Damit entfällt auch die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung. 

Damit Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können, darf der voraussichtliche Umsatz im Kalenderjahr 17.500 Euro brutto (ab 01.01.2020: 22.000 Euro) nicht überschreiten. Besteht Ihr Unternehmen bereits, gilt diese Umsatzgrenze für das vorangegangene Kalenderjahr. Der Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf dann nicht über 50.000 Euro liegen. 

Die Umsatzgrenze bezieht sich dabei immer auf das ganze Kalenderjahr. Starten Sie Ihr Unternehmen während des Jahres, müssen Sie den voraussichtlichen Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen. 

Wer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, muss das nach außen kommunizieren und seinen Rechnungen einen Verweis auf § 19 UStG hinzufügen. In der Formulierung sind Sie dabei frei.

Wie wird ein Kleinunternehmer besteuert?

Für Kleinunternehmen entfällt die Umsatzsteuerpflicht. Sie müssen also auf Ihre angebotenen Waren oder Dienstleistungen keine Umsatzsteuer erheben. Dadurch können Kleinunternehmer häufig günstigere Preise anbieten als die Konkurrenz. Da die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung wegfällt, sparen Sie Zeit bei der Buchhaltung. 

In aller Regel liegen Kleinunternehmer unter dem Freibetrag für die Gewerbesteuer. Allerdings müssen Sie auch als Kleinunternehmer weiterhin Einkommenssteuer bezahlen. Wie hoch diese ausfällt, hängt vom Gewinn ab. Zusammen mit der jährlichen Einkommenssteuererklärung ist zudem auch die Umsatzsteuererklärung Pflicht.

Wie sieht die Buchhaltung beim Kleinunternehmer aus? 

Kleinunternehmer sind nicht nur Bilanzierung verpflichtet und dürfen die sogenannte einfache Buchführung betreiben. Zur Gewinnermittlung reicht eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die zusammen mit der Einkommenssteuererklärung eingereicht wird. 

Eine Ausnahme besteht bei Kaufleuten sowie allen weiteren Kleinunternehmen, die ins Handelsregister eingetragen sind und die folgenden Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten:

  • Jahresumsatz: maximal 600.000 Euro
  • Jahresgewinn aus Gewerbebetrieb oder Land- und Forstwirtschaft: maximal 60.000 Euro 

Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmenüberschussrechnung oder kurz EÜR ist eine einfache Art der Gewinnermittlung und eine Alternative zur doppelten Buchführung. Sie stellt alle Einnahmen und Ausgaben während eines Geschäftsjahres gegenüber. 

Zu den Einnahmen zählen zum Beispiel Betriebseinnahmen, eingenommene Umsatzsteuer und Einnahmen durch den Verkauf von Betriebsvermögen. Auch die private Nutzung eines Firmenwagens oder anderen Betriebsvermögens ist als Einnahme zu werten. 

Zu den Ausgaben gehören alle geleisteten Zahlungen zum Beispiel für Waren, Rohstoffe, Dienstleistungen, Gehälter, Löhne, Mieten, Reparaturen und Abschreibungen, ebenso die gezahlte Vorsteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer.

Die EÜR muss seit 2017 elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Die amtliche Steuersoftware ElsterFormular sowie das Ihr persönliches Konto bei ElsterOnline enthalten zu diesem Zweck eine standardisierte Anlage. 

Vorteile und Nachteile eines Kleinunternehmens 

Die Kleinunternehmerregelung bringt zahlreiche Vereinfachungen mit sich. Allerdings hat sie auch einige Nachteile. 

Die Vorteile:

  • vereinfachte Buchhaltung, keine Bilanzierungspflicht
  • Umsatzsteuervoranmeldung fällt weg
  • Unternehmer muss keine Umsatzsteuer erheben, kann sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil sichern

Die Nachteile:

  • Kleinunternehmer können keine Vorsteuer auf Ausgaben geltend machen
  • verpflichtender Hinweis auf Rechnung kann zu einem schlechteren Image führen
  • die niedrige Umsatzgrenze kann zur Folge haben, dass Unternehmer nicht das volle Potenzial ihres Geschäfts ausnutzen

Wägen Sie daher genau ab, ob Sie Ihr Einzelunternehmen als Kleinunternehmen gründen möchten.

Quellen

Bild: @Kinga / shutterstock.com

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