Cafe eröffnen

Gemütlichkeit und Geselligkeit, das sind die Attribute, die den Besuch eines Cafes immer wieder lohnenswert machen. Wenn jetzt noch Kaffee und Kuchen dem eigenen Geschmack entsprechen, wird ein Cafe gern zum Lieblingscafe. Doch welche Kriterien müssen erfüllt werden, wenn Sie selbst ein Cafe eröffnen möchten? Wir klären auf! 

Muss man für ein Cafe ein Gewerbe anmelden?

Wenn Sie sich mit Ihrer Geschäftsidee dazu entschieden haben, ein Cafe zu eröffnen, müssen Sie ein Gastronomiegewerbe anmelden. Bevor Sie diesen Schritt gehen können, muss die Rechtsform klar sein, unter der das Cafe eröffnet wird. Am häufigsten werden Neueröffnungen als Einzelunternehmen oder als GbR gegründet. Jede Rechtsform hat Vor- und Nachteile. 

Zunächst stellt sich die Frage, wie viele Personen an Ihrem Cafe finanziell und personell beteiligt werden sollen. Außerdem muss die Frage geklärt werden, wer im Schadensfall haftet. Bei einem Einzelunternehmen haften Sie mit Ihrem Privatvermögen für die Belange des Cafes. Zu beachten ist außerdem, dass einige Rechtsformen mit höheren Kosten einhergehen. So ist es bei einer GmbH beispielsweise erforderlich, eine Mindesteinlage zu erbringen. Diese ist zu Beginn einer Gründung nicht immer vorhanden. 

Grundsätzlich kann gesagt werden, dass eine Rechtsform mit geringer persönlicher Haftung für deutlich höhere Kosten sorgt. Eine Rechtsform bei der Sie persönlich haften hingegen geht mit weniger Kosten einher. So zahlen Sie beinahe doppelt so viele Gebühren für den Steuerberater, wenn Sie eine GmbH gründen im Vergleich zu einem Einzelunternehmen. Ursächlich hierfür ist die Bilanzierungspflicht, die Sie als Einzelunternehmer nicht haben. Im Zweifel ist es hilfreich, wenn Sie sich von einem Fachanwalt oder Steuerberater bezüglich der Rechtsform beraten lassen. 

Welche Vorschriften und Gesetze muss man beim Betreiben eines Cafes beachten?

Gewerbeamt

Bevor Sie Ihr Cafe tatsächlich eröffnen können, müssen Sie einige Behördengänge hinter sich bringen. Am Anfang steht die Anmeldung des Gewerbes. Dieses können Sie im Rathaus beim Gewerbeamt anmelden. Folgende Unterlagen sind hierfür notwendig:

  • Personalausweis oder Reisepass
  • genaue Angaben über Ihr Gewerbe
  • schriftliche Erklärung, ob Sie haupt- oder nebenberuflich arbeiten werden
  • Verwaltungsgebühr (zwischen 20 und 70 Euro) 

Es dauert meist nur wenige Tage, bis Sie den Gewerbeschein erhalten. Nun ist es Ihre Aufgabe, das Finanzamt und die IHK über Ihre berufliche Veränderung zu informieren.

Konzession

Bei einem Cafe brauchen Sie jedoch nicht nur einen Gewerbeschein, sondern auch die sogenannte Konzession. Diese ist immer dann erforderlich, wenn Sie Alkohol ausschenken werden oder wenn Sie zubereitete Speisen (auch Kuchen) anbieten. Die Konzession kann ebenfalls beim Gewerbeamt beantragt werden. Hierfür brauchen Sie eine ganze Reihe Unterlagen: 

  • Personalausweis oder Reisepass
  • persönliches Führungszeugnis der Polizei
  • Auszug aus dem Gewerberegister
  • Gewerbeversicherung
  • Mietvertrag für die Räumlichkeiten des Cafes
  • Bescheinigung der Unbedenklichkeit vom Finanzamt
  • Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
  • Gesundheitszeugnis für Sie und Ihre Angestellten
  • Nachweis über durchgeführte Schulungen bezüglich Gesundheit 
  • Ausschankgenehmigung 

Wenn Ihr Cafe über eine Außenbestuhlung verfügt, müssen Sie außerdem eine erweiterte Gaststättenerlaubnis einholen. Hinzu kommt die Sondernutzungserlaubnis, die jeweils nur für eine Saison gilt. Diese muss immer wieder neu beantragt werden. 

Worauf muss man bei der Wahl des Standorts für ein Cafe achten?

Einer der schwersten Teile bei der Cafe Eröffnung ist es die passende Location zu finden. Die Kriterien für die richtige Immobilie sind ähnlich wie beim Einzelhandel: 

  • die richtige Lage
  • die Kosten
  • eventuelle Erweiterungsmöglichkeiten 
  • Gestaltung und Einrichtung
  • Genehmigungen 

Laufkundschaft

Bei einem Gastronomiebetrieb spielt die Laufkundschaft eine große Rolle. In vielen großen Städten gibt es zahlreiche Cafes, die Konkurrenz schläft also nicht. Bevor Sie sich für Ihr Cafe entscheiden, sollten Sie die Konkurrenz im Umkreis unter die Lupe nehmen. Zu viel Konkurrenz bedeutet zu viel Druck. Versuchen Sie eine Location zu finden, an der Ihr Cafekonzept einzigartig sein wird. 

Laufkundschaft spielt eine große Rolle für den Erfolg eines Cafes. Doch die große Fußgängerzone muss nicht immer als Standort gewählt werden. Die Anbindung an eine große Bushaltestelle oder die Nähe zu Ballungszentren ist ebenfalls erfolgsversprechend. Es sollte außerdem immer die Parkplatzsituation in Augenschein genommen werden. Was ist, wenn Kunden mit dem Auto kommen möchten? Haben sie die Chance auf einen Parkplatz in der Nähe oder werden sie den Cafebesuch aufgeben, weil sie nicht parken können? 

Zu guter Letzt muss die Location zu Ihrem Konzept passen. Wenn Sie beispielsweise ein Studentencafe eröffnen möchten, sollten entsprechende Ballungszentren von Studenten in der Umgebung sein. Ein Cafe, welches eher Senioren als Zielgruppe hat, ist in der Nähe von Altenwohnanlagen gut aufgehoben. Achten Sie auf die Umgebung, schauen Sie sich die Zielgruppe an und ermitteln Sie daran die passende Location. 

Wie richtet man ein gemütliches Cafe ein?

Gemütlichkeit ist einer der wichtigsten Wohlfühlfaktoren beim eigenen Cafe. Dafür sind nicht einmal Designermöbel notwendig, viel mehr braucht es eine persönliche Note. Ihr Cafe sollte nicht aussehen wie jedes dritte, andere Cafe, sondern wie Ihr individueller Wohlfühlort. Natürlich sollten die Einrichtungsfarben zueinander passen, doch das ist erst der Feinschliff am Ende der Einrichtungszeit.

Konzept planen

Zunächst einmal sollten Sie sich fragen, was für ein Konzept Sie sich vorstellen? Möchten Sie Kunden zusammenbringen, ihnen die Möglichkeit zur Kommunikation bieten? Dann eignen sich größere Gruppentische gut. Möchten Sie hingegen Menschen die Gelegenheit bieten sich zurückzuziehen, sollten Sie auf genügend Abstand zwischen den einzelnen Tischen achten.

Bequeme Möbel

Beim Kauf der Sitzmöbel sollten Sie unbedingt auf die Bequemlichkeit achten. Designerstühle sehen schick aus, sind aber oft alles andere als bequem. Wenn Sie sich Stammkunden wünschen, die gern auch einmal eine Stunde oder mehr sitzen bleiben, müssen die Sitzgelegenheiten bequem sein.

Kundentoilette

Ein wichtiger Faktor bei der Einrichtung ist außerdem die Kundentoilette. Es ist sehr wichtig, dass sich die Gäste hier wohlfühlen. Helle Farben, freundliche Gestaltung und Sauberkeit sind hierfür die wichtigsten Kriterien. 

Welche persönlichen Vorausetzungen braucht man, um ein Cafe zu betreiben?

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, einen Gastronomiebetrieb zu führen, brauchen Sie nicht zwingend eine Ausbildung. Allerdings sollten Sie Traum und Realität aneinander messen und sich klar machen, dass ein eigenes Cafe auch Stress mit sich bringt.

Bei der Gründung Ihres eigenen Cafes sollten Sie zumindest Grundkenntnisse im Bereich Betriebswirtschaft mit sich bringen. Außerdem fällt das Personalmanagement in Ihren Aufgabenbereich. Daher sollten Sie in der Lage sein Führungsqualitäten zu zeigen und auch Ihre Geschäftsbücher stets sorgfältig führen.

80 Stunden Woche keine Seltenheit

Wenn Sie neu begonnen haben, wird ein hohes Arbeitsaufkommen auf Sie zukommen. Sie werden viel Stress haben und müssen Entscheidungen treffen. Eine 80-Stunden Woche kann durchaus zur Regel werden. Sind Sie in der Lage solchem Druck standzuhalten? Bleiben Sie auch bei Stress ruhig und gelassen? Können Sie sich vorstellen, auch bei renitenten Gästen und störrischen Mitarbeitern ruhig zu bleiben und lösungsorientiert zu arbeiten? Die wichtigsten, persönlichen Kriterien die Sie für die Eröffnung eines Cafes erfüllen sollten sind:

  • berufliche Erfahrung und Belastbarkeit
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Bereitschaft zum Risiko
  • Bereitschaft zum Einsatz
  • Ehrgeiz
  • Führungserfahrung
  • körperliche und mentale Belastbarkeit 

Welche Probleme und Risiken können auf einen zukommen?

Der Traum vom eigenen Cafe lässt schnell die Euphorie steigen, doch es gibt Risiken, die nicht unerwähnt bleiben sollten. Mit einer strategisch ausgeklügelten Vorbereitung lassen sich diese Risiken aber minimieren. Dennoch gibt es immer wieder zahlreiche Cafebesitzer, die nach kurzer Zeit Insolvenz anmelden müssen und um ihre Existenz bangen. Ein häufiger Grund für einen (frühen) Schiffsbruch sind fehlende betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Die Ein- und Ausgaben müssen überwacht werden, Bücher sind zu führen, Gehälter zu zahlen. Wer hier nicht zumindest die wichtigsten Grundkenntnisse vorweisen kann, hat ein hohes Risiko zu scheitern.

Finanzielles Polster

Ein weiteres Problem ist die Dauer, bis das Cafe bei den Kunden ankommt und die Einnahmen steigen. Hier ist es von hoher Wichtigkeit, dass Sie ein finanzielles Polster besitzen, mit dem Sie sich über die ersten Wochen und Monate hangeln können. Es kann mitunter einige Wochen dauern, bis der Laden wirklich aktiv besucht wird.

Richtiges Personal

Ein großes Problem sind außerdem die falschen Angestellten. Wenn Sie noch nie ein Vorstellungsgespräch geführt haben fällt es oft schwer, die richtigen, personellen Entscheidungen zu treffen. Sympathie ist zwar ein wichtiger Faktor bei der Zusammenarbeit, aber Ehrlichkeit und Gewissenhaftigkeit dürfen nicht fehlen. Diebstahl seitens der Angestellten, unzuverlässige Arbeitsweise und fehlendes Talent sind Faktoren, die bei der falschen Angestelltenauswahl schnell zu Tage treten. Ein polizeiliches Führungszeugnis ist beim Bewerbungsgespräch daher ebenso wichtig wie vorhandene Referenzen. 

Wie vermarktet man das Cafe? Wie kommt man an Kunden ran?

Flyer und Co.

Kunden sind der Schlüssel zum Erfolg. Natürlich ist die strategische Positionierung des Cafes bereits entscheidend für die Laufkundschaft. Doch ein Cafe lebt auch von Stammkundschaft und diese kann mit dem richtigen Werbekonzept generiert werden. Auch wenn wir im digitalen Zeitalter leben, sind Flyer immer noch eine der besten Möglichkeiten, um Aufmerksamkeit zu generieren. Die Flyer können im Umkreis von einem Kilometer in den Briefkasten geworfen werden.

Online Marketing

Ein weiteres Standbein fürs richtige Marketing ist das Internet. Nutzen Sie soziale Netzwerke, um hier eine Seite für Ihr Cafe zu erstellen. Interessierte Kunden suchen oftmals auf Facebook und co. wenn Sie sich für ein Lokal interessieren. Eine Eintragung bei den größten Bewertungsportalen ist außerdem hilfreich. Achten Sie darauf, Ihre Seiten immer aktuell zu halten. Eine Facebookseite mit täglichem Angebot wird mehr beachtet, als eine erstellte Seite die nie genutzt wird.

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Coupons und Angebote

Gerade zu Beginn kann es hilfreich sein, Kunden mit Schnäppchen und günstigen Angeboten zu locken. Verteilen Sie Flyer mit Coupons und Gutscheinen, die Kunden ins Cafe locken. Auch wenn der Gratiskaffee am Anfang etwas ins Geld geht, haben Sie so die Möglichkeit Kunden von Ihren Qualitäten zu überzeugen. Eine langfristige Bindung können Sie mit Treueaktionen erzielen. Jeder 10. Kaffee geht aufs Haus oder ähnliches sind Konzepte, die von Kunden immer wieder gern angenommen werden. 

Ist Startkapital für die Eröffnung eines Cafes nötig? 

Die meisten Gründer unterschätzen die Kosten für die Eröffnung eines Cafes. 20.000 – 40.000 Euro sind zu gering kalkuliert, realistisch liegen die Kosten bei rund 60.000 – 80.000 Euro. Eigenkapital ist sinnvoll, denn es nimmt den finanziellen Druck und steigert gleichzeitig Ihre Kreditwürdigkeit. Wenn Sie öffentliche Hilfen wie Kredite in Anspruch nehmen, brauchen Sie einen soliden Businessplan, um die Finanzierer von Ihrem Konzept zu überzeugen. 

Grundsätzlich ist es günstiger, wenn Sie ein bereits vorhandenes Cafe übernehmen, doch auch hier entstehen Kosten. Die Geschäftseinrichtung kann oft gegen Ablöse übernommen werden. Möchten Sie dann jedoch dem Geschäft Ihre persönliche Note geben, können Renovierungskosten anfallen. 

Bedenken Sie auch die Kosten für Mitarbeiter, Miete, Strom, Wasser und Instandhaltung des Cafes. Sie müssen damit rechnen, dass die Einnahmen in den ersten Monaten nicht ausreichen werden, um all diese Kosten zu decken. Ohne jegliches Kapital ist es daher nicht möglich, ein Cafe zu eröffnen.

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Quellen

Bild: @Catarina Belova / shutterstock.com

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