Buchhaltungssoftware – Einfach den besten Anbieter finden!

Mit einer leistungsstarken Buchhaltungssoftware reduzieren Sie Ihren bürokratischen Aufwand und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Was muss eine gute Buchhaltungssoftware können?

Eine empfehlenswerte Software für die Buchhaltung enthält alle zentralen Funktionen wie das Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Es ist auch wichtig, dass Sie Belege digitalisieren und Kundendaten verwalten können. Bestenfalls können Sie Ihr Onlinebanking in die Software integrieren. Darüber hinaus kommt es auf Ihre Ansprüche an: Wollen Sie mit dem Programm zum Beispiel neben der Finanzbuchhaltung die Lohnbuchhaltung und die Warenwirtschaft erledigen? Wir stellen Ihnen hier bedeutende Funktionen und Leistungsmerkmale einer Buchhaltungssoftware kurz vor:

1. Benutzerfreundlichkeit

Die besten Programme zeichnen sich durch eine benutzerfreundliche Bedienung aus. Die Software ist übersichtlich gestaltet, Sie finden sich rasch zurecht. Einer zeitraubenden Einarbeitung bedarf es nicht. Zusätzlich können Sie dank einer App von unterwegs aus arbeiten. Bei Unternehmen mit mehreren verantwortlichen Mitarbeitern für die Buchhaltung verdient Beachtung, dass Nutzer unabhängig voneinander auf das Programm zugreifen können. Der Administrator kann zudem klar definierte Zugriffsrechte verteilen. 

2. Angebote schreiben

Bei der Kundenakquisition spielen attraktiv gestaltete und seriöse Angebote eine ausschlaggebende Rolle. Mit einer guten Buchhaltungssoftware fällt Ihnen das leicht. Sie wählen aus vielfältigen Vorlagen und können von Ihnen entwickelte Layouts problemlos hochladen. Die einzelnen Angebote müssen Sie nur noch individualisieren, der Versand per Mail erfolgt aus der Software heraus. 

3. Rechnungen erstellen

Bei diesem Aspekt profitieren Sie von demselben Vorteil wie bei den Angeboten: Eine hochwertige Software stellt Ihnen verschiedene Vorlagen zur Verfügung, in die Sie mit wenigen Schritten die Kundendaten und die Rechnungspositionen übertragen. Ein weiterer Vorzug besteht darin, dass diese Vorlagen rechtskonform sind. Alternativ können Sie eine eigene Vorlage entsprechend Ihres Corporate Designs entwerfen und diese fortan für alle Rechnungen verwenden. 

4. Belege digitalisieren 

Diese Funktion erleichtert den Umgang mit Kassenbons sowie postalisch zugestellten Rechnungen. Entweder digitalisieren Sie diese mit einem Scanner über den PC oder Sie fotografieren sie mit Ihrem Smartphone ab. Bei der zweiten Variante erledigt eine App den Rest. Am besten kann die Software alle relevanten Daten wie Kontoverbindungen und Rechnungsnummern auslesen. In Verbindung mit einem integrierten Onlinebanking überweisen Sie fällige Rechnungen im Handumdrehen. 

5. Kundendaten verwalten

Dank einer Buchhaltungssoftware pflegen Sie die Stammdaten Ihrer Kunden effizient, dazu gehören die Anschriften und die Bankverbindungen. Zusätzlich sehen Sie auf einen Blick die komplette Kundenhistorie, diese Daten umfassen Umsätze und Mahnungen. Auf dieser Basis treffen Sie kluge Entscheidungen, zum Beispiel bei Kundenaktionen oder beim Anbieten von Zahlungsarten. Fiel ein Kunde bisher durch eine schlechte Zahlungsmoral, beschränken Sie die Zahlungsoptionen auf Vorkasse, Sofortüberweisung oder ähnliche sichere Möglichkeiten. 

6. Lagerbestand verwalten

Einige Buchhaltungsprogramme beinhalten ein Warenwirtschaftssystem, häufig bieten sie dieses Extra in erweiterten Leistungspaketen an. Diese Zusatzfunktion eignet sich für alle, die ihre Betriebsabläufe umfassend automatisieren wollen. Besonders wertvolle Dienste leistet sie bei Händlern.

Ein Warenwirtschaftssystem erfasst sämtliche Wareneingänge und verkaufte Waren, deshalb zeigt es stets den aktuellen Lagerbestand an. Als Unternehmer behalten Sie den Überblick und können rechtzeitig nachbestellen. Sie sehen auch, welche Waren Ladenhüter sind und können mit Preissenkungen und Sonderaktionen darauf reagieren. 

7. Kassenbuch führen

Sie verzeichnen Bargeldeinnahmen und -ausgaben? In diesem Fall können Sie mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware Ihre Buchungen elektronisch durchführen. Ein elektronisches Kassenbuch minimiert Ihren Aufwand. Zugleich belegen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar und übersichtlich, das erfreut Ihren Steuerberater genauso wie das zuständige Finanzamt. 

8. Online-Banking anbinden

Die meisten Programme für die elektronische Buchhaltung ermöglichen es Ihnen, mindestens ein Geschäftskonto in die Software zu integrieren. Sie registrieren sämtliche Transaktionen in der Benutzerfläche der IT-Lösung, sie können aus ihr heraus Zahlungen tätigen. Als Pluspunkt erweist es sich, wenn die Software die Zahlungseingänge automatisch mit den offenen Rechnungsbeträgen abgleicht. 

9. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) 

Kleingewerbetreibende und Freiberufler dürfen mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ihren steuerpflichtigen Gewinn mit einer vereinfachten Methode errechnen und belegen. Dennoch bedeutet dieses Verfahren einen bürokratischen Aufwand, den Sie mit einer Buchhaltungssoftware reduzieren.

Die Software stellt alle existierenden Buchungsdaten des jeweiligen Steuerjahrs entsprechend den Anforderungen des Finanzamts zusammen. Sie benötigen für diese Herausforderung künftig keinen Steuerberater mehr, Sie müssen die Aufgabe auch nicht manuell selbst stemmen. 

10. DATEV-Export

Bei DATEV handelt es sich um ein gängiges Format, mit dem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte arbeiten. Bei den meisten Buchhaltungsprogrammen können Sie sämtliche Buchungsdaten inklusive Belege und Rechnungen im DATEV-Format an Steuerkanzleien und Co. übermitteln. Diese können sofort mit diesen Daten arbeiten, was Zeit und Kosten spart. 

11. Umsatzsteuervoranmeldung

Die meisten Unternehmen müssen ihre Umsatzsteuer monatlich oder vierteljährlich an das zuständige Finanzamt melden. Mit einer Buchhaltungssoftware fällt dieser Vorgang leicht. Wie bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung erfolgt die Zusammenstellung der relevanten Daten automatisiert, Sie müssen sie nur noch an die Finanzbehörde senden.

12. Daten mit Steuerberater teilen

Arbeiten Sie mit einer Steuerkanzlei zusammen, benötigt diese alle Buchungsdaten und Dokumente wie Rechnungen. Mit einer guten Buchungssoftware erlauben Sie Ihrem Steuerberater ungehinderten Zugriff auf Ihre Software oder schicken die Daten im DATEV-Format. Beides erweist sich ebenfalls als vorteilhaft, wenn Sie mit einer Unternehmensberatung kooperieren. 

13. Teamwork mit mehreren Mitarbeitern möglich

In vielen Unternehmen kümmern sich mindestens zwei Angestellte um die Buchhaltung. Das stellt bei den meisten Buchhaltungsprogrammen kein Problem dar: Mehrere Mitarbeiter können zeitgleich die Daten einsehen und sie pflegen. Der Administrator bestimmt, wer welche Rechte besitzt. Er gibt zum Beispiel nur einem Mitarbeiter Zugriff auf das Onlinebanking, während alle anderen Rechnungen und Angebote erstellen dürfen. Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit: Der Administrator sollte feststellen können, wer welche Daten geändert hat. 

14. Lohnbuchhaltung

Einige Dienstleister bieten neben der digitalen Finanzbuchhaltung die weitgehend automatisierte Lohnbuchhaltung an. Wie bei der Finanzbuchhaltung gilt: Mit einer Software steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Sie drucken zudem standardisierte und übersichtliche Lohnbescheinigungen für Ihre Mitarbeiter aus. Ein weiterer Vorteil: Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, senken Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Das liegt daran, dass das Programm Einzelposten wie die Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge ausrechnet. 

15. Zeiterfassung

Projektarbeit liegt im Trend, die Anzahl an Freelancern nimmt zu. Häufig erhalten Sie ihre Vergütung nach dem exakten zeitlichen Aufwand. Enthält eine Buchhaltungssoftware die Funktion Zeiterfassung, dolumentieren Sie Ihre Arbeitszeit präzise. Senden Sie den Überblick Ihrer Arbeitszeiten und die errechnete Gesamtzeit einfach an Ihren Auftraggeber.

16. Guter Support vom Hersteller

Bestenfalls lässt sich ein Programm für Buchhaltung so leicht bedienen, dass Sie sich nicht an den Support wenden müssen. Aber auch bei einer benutzerfreundlichen Software können Fragen auftauchen, bei leistungsstarker Software kann es zu technischen Problemen kommen. Top-Anbieter überzeugen mit einem kostenlosen Support, den Sie zumindest an Werktagen von früh bis spät erreichen. 

6 Schritte – Wie finde ich die passende Buchhaltungssoftware für mich? 

Die Auswahl an Buchhaltungsprogrammen ist groß, entsprechend schwer fällt die Entscheidung. Kluge Unternehmer beschäftigen sich deshalb vor einem Vertragsabschluss mit einigen grundlegenden Fragen, so verhindern sie eine überstürzte und teure Fehlentscheidung: 

Schritt 1: Welche Funktionen brauche ich? 

Das hängt erstens von der Art und der Organisation Ihres Unternehmens und zweitens von Ihren Ansprüchen ab. Wie viele Mitarbeiter sollen Zugriff auf die Software haben? Wie viele Geschäftskonten wollen Sie einbinden? Wollen Sie die Steuerklärungen komplett Ihrer Steuerkanzlei überlassen oder Aufgaben wie die Voranmeldung der Umsatzsteuer selbst übernehmen? Diese und viele weitere Fragen stellen sich. Fertigen Sie am besten eine Checkliste an und vergleichen Sie diese anschließend mit den detaillierten Leistungskatalogen der Anbieter!

Schritt 2: Desktop oder Cloud Version? 

Bei einer Desktop-Software speichern Sie das Programm sowie alle Daten auf Ihrem Rechner, bei einer Cloud-Version nutzen Sie den Server Ihres Anbieters. Vieles spricht für die zweite Variante. Dank Cloud-Lösung können Sie von überall aus die Software verwenden, bei einem App-Angebot auch mit mobilen Geräten. Zudem ist eine Cloud sicherer, da die Betreiber von Servern umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen umsetzen. Sie schützen die Server und damit Ihre Daten vor Diebstahl sowie anderen Gefahren wie einem Brand. 

Schritt 3: Wie viel möchte ich für die Software ausgeben? 

Ein beachtenswerter Aspekt ist Ihr finanzielles Budget. Ein Gründer verfügt in der Regel über überschaubare Mittel, während ein etabliertes Unternehmen größere Kapazitäten aufweist. Bei einem knappen Budget empfiehlt es sich, einen Vertrag mit kurzer Laufzeit von höchstens einem Jahr oder noch besser einem Monat zu bevorzugen. Reichen die Mittel nicht aus, können Sie die Vertragsbindung zeitnah auflösen.

Für alle gilt: Sie sollten nicht an der falschen Stelle sparen und das Einsparpotenzial durch eine Buchhaltungssoftware bedenken. Ein leistungsstarkes Paket kostet zwar mehr als eine Basisversion, spart aber unter anderem Ausgaben für den Steuerberater und für das Personal.

Schritt 4: Kostenlose Testphase von mehreren Anbietern nutzen 

Fast alle Unternehmen bieten Ihnen die Möglichkeit, die Software kostenlos auszuprobieren. Im Regelfall dürfen Sie das Programm zwischen 14 Tagen und einem Monat testen. Achten Sie darauf, ob diese Testphase automatisch endet oder ob Sie bei Unzufriedenheit eine Kündigung formulieren müssen. Egreifen Sie diese gratis Chance und vergleichen Sie die Programme praktisch!

Schritt 5: Vor- und Nachteile analysieren

Bei einem Vergleich der verschiedenen Buchhaltungsprogramme kann es vorkommen, dass Sie bei Angebot A diese Funktion und bei Angebot B jene Funktion schätzen. In diesem Fall wägen Sie ab, welcher Punkt Ihnen wichtiger ist. Analysieren Sie bei den einzelnen Aspekten zusätzlich, was besser ist: die Aufgaben eigenständig mit einer Software durchzuführen oder einem Steuerberater beziehungsweise anderen Dienstleistern wie einem Büroservice zu übertragen?

Schritt 6: Entscheidung treffen

Nach dieser Analyse und mithilfe Ihrer Checkliste sollten Sie möglichst viele Angebote vergleichen. Berücksichtigen Sie, dass alle Dienstleister mehrere Leistungspakete vertreiben. Nutzen Sie Demo-Versionen und kostenlose Testphasen! Können Sie sich nicht zwischen zwei oder mehreren Programmen entscheiden, nehmen Sie sich Zeit und probieren Sie bei sämtlichen infrage kommenden Lösungen unverbindlich die Software aus. Eine fundierte Wahl lässt sich häufig nur bei der konkreten Bedienung treffen. Erst dabei erkennen Sie, ob eine IT-Lösung tatsächlich benutzfreunderlich ist.

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Quellen

Bild: @Rawpixel.com / shutterstock.com

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